Yhteinen suunnittelutilaisuus muutama kuukausi ennen häitä ohjelman, hankintojen, koristeiden suunnittelun ja valmistamisen, tehtävien jaon ym. suhteen. Kaasoille ja bestmaneille riittää hääpaikkaan tutustumiseksi häitä edeltävänä päivänä yhdessä juhlapaikalla tehtävät koristelut. Google docsissa on kaasoille ja bestmaneille jaettu tiedosto, jossa näkyy päivitettynä mitä hankinnoista, palveluista ja tiloista on sovittu. Tähän tapaan: opasteet (kuka tekee, missä, kuka laittaa paikalleen, milloin) kukat ja puvut (kuka noutaa, mistä ja mihin aikaan) kauneuspalvelujen aikataulut ja paikat pukeutuminen (missä, mihin aikaan, ketä paikalla) hääauto (kuka hankkii ja koristelee, missä koristeet, kuka on kuljettaja, mihin ajetaan, aikataulu) vihkiminen (aika, paikka, esiintyjät, kenellä sormukset, kuka jakaa vieraille hääohjelmat, kuka pitää kimppua, kuka jakaa saippuakuplat) ohjelman vetäminen (kuka ohjaa vieraat onnittelemaan hääparia, ketkä pitävät puheita ja milloin, missä vaiheessa ja kuka kertoo juhlaväelle illan aikataulusta, vessojen ja lastenhoitohuoneen sijainnista jne.) pitopalvelun kanssa sovitut aikataulut (alkumaljat, ruoka, kahvi, iltapala) ja tilatut palvelut (missä alkumaljat tarjoillaan, ruoka ja juomat noutopöydässä, juomalaseja vuokrattu tietty määrä ja miten toimitaan jos loppuvat kesken, kuka laittaa esille ruokailujen välillä olevat juomatarjoilut ja kertakäyttömukit, kerääkö pitopalvelu kertakäyttöastiat roskiin vai laitetaanko itse roskiksia esille, mihin aikaan pitopalvelu poistuu paikalta ja saako sen jälkeen käyttää keittiötä/kylmätiloja/astioita) erikseen tilatut/itse paikalle viedyt tavarat, juomat, koristeet (missä ovat, kuka laittaa esille ja missä vaiheessa) juhlapaikasta varatut tavarat, tilat, palvelut tms. (mihin aikaan tilat on käytettävissä, sisältyykö hintaan astioita/kukkamaljakoita/pöytäliinoja, riittääkö juhlan jälkeen koristeiden poistaminen vai pitääkö siivota, tuleeko vahtimestari sulkemaan ovet vai pitääkö sopia että joku ottaa avaimen) vihkijän/kuvaajan/bändin kanssa sovitut asiat (mihin aikaan tulee paikalle, kuka vastaanottamassa, missä tilassa toimii/esiintyy ja millä aikataululla, ruokailuaika ja -paikka, vaatteidenvaihto-/taukotilan ja käytössä olevien virvokkeiden sijainti) loppuillan juomatarjoilut (kuka tekee boolia ja huolehtii juomien viilentämisestä, missä astiat, mihin laitetaan tarjolle, missä kertakäyttömukeja ja jätesäkkejä, onko juhlapaikassa roskikset metallitölkeille vai viedäänkö roskat lajittelupisteeseen)